Advogado para síndico e condomínio em Cuiabá para decidir com respaldo, e não no improviso

O síndico administra bem alheio, e é isso que define o regime

O Código Civil atribui ao síndico um conjunto de deveres que inclui representar o condomínio, cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento e as deliberações da assembleia, dar ciência imediata de qualquer demanda judicial ou administrativa, cobrar as contribuições e as multas, e prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. A natureza jurídica é de administração de patrimônio alheio, e é dela que decorre a exigência de documentação: o síndico não precisa apenas agir corretamente, precisa poder demonstrar que agiu. Essa natureza também explica por que o síndico não pode invocar desconhecimento: os deveres decorrem da lei e da convenção, e ambas são documentos que ele tem obrigação de conhecer ao assumir a função.

O que uma prestação de contas consistente reúne

• Balancete mensal com receitas, despesas e saldo, acompanhado dos extratos bancários do período.
• Notas fiscais e recibos de todas as despesas, vinculados a cada lançamento do balancete.
• Relação de inadimplentes e das providências adotadas em relação a cada unidade.
• Contratos vigentes com prestadores, com prazo, escopo e forma de reajuste.
• Comprovantes de recolhimento de encargos trabalhistas e previdenciários dos funcionários.
• Comprovantes de manutenções obrigatórias, como elevadores, sistema de combate a incêndio e reservatórios.
• Parecer do conselho fiscal, quando previsto na convenção.
• Livro de atas atualizado, com registro de todas as assembleias realizadas no período.
• Apólice de seguro obrigatório da edificação vigente e comprovante de pagamento.

Aprovação de contas não é quitação automática

Um equívoco frequente é acreditar que a aprovação das contas em assembleia encerra qualquer discussão. Não encerra. A aprovação faz presumir a regularidade da gestão, mas essa presunção pode ser afastada quando se demonstra erro, vício de consentimento, informação omitida ou fraude. O caminho, nesses casos, é a ação de prestação de contas, em que se apura item por item. Em sentido inverso, contas nunca submetidas à assembleia deixam o síndico em posição frágil, ainda que a administração tenha sido correta, porque a ausência de prestação é ela própria descumprimento de dever legal.

Quando a responsabilidade pessoal aparece

Em regra, quem responde pelos atos de administração é o condomínio, e não o síndico em nome próprio. A responsabilidade pessoal surge quando há atuação com culpa ou dolo, quando se ultrapassa os poderes conferidos pela convenção e pela assembleia, quando se descumpre dever legal expresso, ou quando se contrata sem autorização em hipótese que a exigia. Exemplos recorrentes são a realização de obra voluptuária sem o quórum de dois terços, a aplicação de sanção sem oportunidade de defesa, e a omissão diante de risco conhecido nas áreas comuns. Nenhuma dessas situações se resolve depois: elas se previnem com registro e com deliberação formal. Contratar seguro de responsabilidade civil para administradores é prática que tem se difundido e que não substitui a diligência, mas reduz o impacto patrimonial pessoal em situações de condenação.

Destituição e sucessão na função

O Código Civil permite que a assembleia destitua o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio, por deliberação da maioria absoluta de seus membros, em assembleia especialmente convocada para esse fim. A convocação precisa trazer o tema de forma expressa na ordem do dia, e o síndico precisa ter oportunidade de se manifestar. Na transição, o ponto que mais gera litígio é a entrega da documentação: livros, atas, contratos, chaves, senhas de sistemas e acesso às contas bancárias devem ser transferidos mediante termo assinado, com inventário do que foi entregue. Recomenda-se ainda que o termo de transição registre a posição das contas bancárias na data, a relação de contratos em vigor e a existência de processos em andamento, para que o sucessor assuma com o quadro conhecido.

Contratação de prestadores e o risco trabalhista

• Verificação da regularidade fiscal e trabalhista da empresa contratada antes da assinatura.
• Contrato escrito com escopo, prazo, forma de reajuste, garantias e hipóteses de rescisão.
• Exigência mensal de comprovantes de recolhimento de encargos dos empregados alocados no condomínio.
• Cláusula de responsabilidade e de ressarcimento em caso de condenação subsidiária.
• Controle documental de quem entra e sai da prestação, com registro de identificação.
• Guarda organizada de toda essa documentação pelo prazo em que a cobrança ainda é possível.
• Atenção especial na contratação de serviços de portaria, limpeza e manutenção, que concentram esse tipo de discussão.